Трудоголізм став практично синонімом професіоналізму. Якщо співробітник скаржиться на переробки – значить, хороший працівник. Але що, якщо годі й переробляти і при цьому залишатися ефективним?
Підготував Антон Солдатов
Годинники тягнуться, списки завдань ростуть, і ви вже подумує про те, щоб завести на роботі окрему зубну щітку і тапочки. Ви користуєтеся дорогим щоденником, встановлюєте на смартфон новітні додатки для самоорганізації, але до кінця дня все одно опиняєтеся завалені справами. Що йде не так?
«Є кілька причин того, чому нам не вдається утримати свій робочий день в рамках покладених восьми годин, – каже консультант по продуктивності Джулія Моргенстерн, автор бестселера« Тайм-менеджмент. Мистецтво планування та управління своїм часом і своїм життям ». – Компанії намагаються економити на співробітниках, наскільки це можливо. Наші ролі постійно змінюються, змінюється світ навколо нас, і ми більше не можемо робити щось «як заведено». Занадто багато завдань, але багато і відволікаючих чинників – світ технологій як ніби розриває нас на частини ».
Це означає, що з завтрашнього ранку всім нам потрібно стати роботами або як мінімум геніями оптимізації? Навряд чи. Але, незалежно від вашої посади, професії та статусу, ви можете навчитися свідомо розпоряджатися своїм часом, щоб працювати ефективно і не жертвувати своїм особистим часом.
З’ясуйте, на що йде час, яке є у вашому розпорядженні
Може бути, ви постійно намагаєтеся закінчити заявку, але просто не можете втриматися від того, щоб час від часу не перевіряти пошту. Або ваш начальник постійно ходить колами по офісу, роздаючи нові вказівки, коли ви намагаєтеся встигнути те, над чим вже працюєте. Як би не було, якщо ви робите занадто багато речей за раз, якість вашої роботи знижується, а ваш робочий день розтягується. Кращий спосіб оптимізувати свій час – це зрозуміти, на що він іде насправді (а не як вам здається).
Джулія Моргенстерн радить завести щоденник і відзначати в ньому, з одного боку, всі ваші обов’язки і робочі завдання, а з іншого – час, який ви приділяєте кожної з них. Щоб зробити картину ще більш наочною, Моргенстерн радить не включати в список все, що пов’язано зі спілкуванням – листування по електронній пошті або голосових повідомлень, летючки і планерки. «Ваша продуктивність очевидна тільки тоді, коли ви займаєтеся саме тим, для чого вас брали на роботу», – пояснює вона.
Викресліть все, крім головного
Одна з найбільших помилок, які здійснюють люди, які вирішили поліпшити навички самоорганізації, – включати всі свої справи в один глобальний список. Зв’язатися з потенційним клієнтом, забронювати переговорну, наклеїти стікери на папки. По-справжньому важливі справи виявляються поховані в цій «братській могилі», і руки до них вже не доходять. Крім того, це приваблива можливість для прокрастинації: «Спочатку розсортуйте документи по ящиках столу, а потім вже візьмусь за звіт».
Секрет в тому, щоб зрозуміти, що насправді потрібно занести в список – від трьох до п’яти найважливіших завдань, – а все інше викинути. «Навряд чи вам однаково необхідно зробити все, що ви з таким трудом умістили на сторінці щоденника, – каже Лора Вандеркам (Laura Vanderkam), автор бестселера« Книга про втрачений час. У вас більше можливостей, чим ви думаєте ». – Пам’ятайте про те, що мати солідний список справ – ще не означає впоратися з ним ».
І ще – забудьте про новий суперпріложеніі, яке допоможе вам складати ідеальні списки і акуратно виконувати всі, що в них вказано. Моргенстерн і Вандеркам в один голос стверджують: якщо вам потрібно зосередитися, найкращий інструмент – папір. «Для багатьох людей, навіть для технічних« гиків », паперовий список – навіть якщо його надрукували на принтері – працює найкраще, – каже Моргенстерн. – Ми можемо звірятися з ним, не боячись знову підпасти під гіпноз екрану ».
Будильник – не тільки для того, щоб не проспати з ранку
Найпростіші і випробувані прийоми часто виявляються більш дієвими, чим хитромудрі програми. Звичайний будильник, який є в будь-якому телефоні, може стати зручним засобом самоконтролю. «Якщо щось буде постійно нагадувати вам про час, вам буде простіше подолати свої слабкості – від звички легко відволікатися до застрявання на завданні, коли ви не знаєте, де поставити крапку». «Якщо ви схильні до перфекціонізму, скажіть собі:« Я буду займатися цим півтори години, не більше ». Встановіть будильник або таймер, і він буде підстьобувати вас, – каже Моргенстерн. – Або так: «Ці дві години я буду працювати, і тільки потім перевірю пошту».
Пора розлучитися з електронною поштою?
Самі отруйні і безплідні відносини в нашому житті – це відносини з поштою, мессенджерами і повідомленнями. Вони вимагають постійної уваги до себе. Вони намагаються достукатися до вас через кожен пристрій, будь то телефон, ноутбук або планшет. Вони буквально божеволіють від ревнощів, коли ви не хочете приділити їм кожну секунду свого життя.
«Електронна пошта – джерело нескінченного числа нових справ і відволікаючих занять, – каже Моргенстерн. Вона радить не відкривати пошту протягом першої години після пробудження і в першу годину після початку роботи. – Це найпоширеніший в світі інструмент прокрастинації. Але ви можете його контролювати. Просто вимкніть нагадування. Ви зможете обійтися без затримок, тільки якщо відразу ввімкнетеся в роботу ».
Плануйте справи з запасом на три дні, навіть коли знаходитесь вдома
Не розраховуйте на те, що у вас буде час скласти план на день, коли він уже почався і вас вже підганяють невідкладні справи. Краще виберіть час увечері, щоб в спокійній обстановці вирішити, що ви будете робити завтра і наступні два дні. Так ви будете краще орієнтуватися в обсязі роботи і зможете гнучко регулювати свою навантаження. «Коли у вас є чітка перспектива на найближчі кілька днів, ви завжди готові до несподіванок, – пояснює Моргенстерн. – Скажімо, вам буде простіше вирішити, чи готові ви підмінити когось, якщо ви точно знаєте, наскільки завантажені найближчим часом ».
Що робити, якщо вам обов’язково потрібно піти з роботи в певний час, але в другій половині дня на вас раптом звалилося багато роботи? Замість того, щоб тут же в паніці скасовувати призначені зустрічі, оцініть ситуацію. Перш за все дайте собі відповідь, наскільки критично, щоб ви виконали цю роботу саме зараз. Потім вирішите, чи зможете ви реально виконати її цілком. Якщо немає – розділіть її на частини і зробіть те, що зможете.
Вандеркам радить уявити собі ситуацію: «Якщо будівля, де я працюю, буде знеструмлено рівно о 5 годині вечора, що я встигну зробити за час, що залишився? А тепер зробіть це. Проблема багатьох трудоголіків в тому, що вони взагалі не допускають коригування своїх планів (навіть якщо вона можлива) і в підсумку засиджуються допізна ». Іноді приємно відчути себе «стахановцем», але це має сенс лише тоді, коли це дійсно необхідно. Рекорди заради рекордів – не найкраща ідея.